La scelta tra Digital Asset Management e FTP è molto importante per delineare la propria strategia di File Sharing. Ogni azienda ha ormai l'esigenza sia di gestire i documenti e file multimediali di diverso genere e formato.
L'FTP negli anni è sempre stato lo strumento più popolare ed economico per la condivisione dei file. Nel tempo si sono diffusi altri strumenti per il trasferimento (we transfert, dropbox ecc.) con l'obiettivo di velocizzare le operazioni. Ciò nonostante, con il passare del tempo e con l'evolversi delle tecnologie sono emerse nuove esigenze nella gestione dei file. Ormai le aziende hanno la necessità di avere un catalogo strutturato di file semplice da gestire e da utilizzare.
File sharing - le nuove esigenze
Le aziende attualmente manifestano nuove esigenze che un semplice FTP non può soddisfare pienamente. In particolare nella gestione di file è importante considerare che con la crescente complessità dell'organizazione aziendale e con una maggiore importanza del tempo in cui i team devono inviare e ricevere file per una collaborazione efficiente, è importante disporre di un sistema che permette di caricare facilmente , indicizzare, ricercare, recuperare e condividere file in modo sicuro.
I Vantaggi del Digital Asset Management
- Usabilità e facilità d'uso
Quando una società decide di utilizzare un FTP dedicato, la curva di apprendimento potrebbe essere ripida. In molti casi le aziende devono assumere una persona per supervisionare l' impostazione e anche per gestire la manutenzione. Invece il Digital Asset Management in cloud con funzionalità di file sharing non richiede alcuna implementazione aggiuntiva di hardware. - Sicurezza
Una cosa importante da considerare è nella condivisione di file via FTP mancano misure di sicurezza supplementari per i file aziendali critici. Molti cloud provider operano secondo i più alti standard di sicurezza. Con vari livelli di sicurezza in atto compresa la protezione con password e crittografia, i team aziendali possono essere sicuri che le informazioni aziendali sensibili sono protette. Soluzioni cloud come DAM danno alle aziende un modo semplice per gestire gli accessi alla piattaforma in modo sicuro impostando anche diversi livelli di accesso ai file. - Accessibilità
Con le aziende ormai globali e con i team sempre in mobilità, è importante avere un facile accesso ai file in qualsiasi momento e luogo. Servizi web-based permettono di recuperare i file attraverso quasi qualsiasi browser, su qualsiasi computer e dispositivo anche mobile. Essi non richiedono alcun hardware aggiuntivo o software di installazione, in modo da poter ottenere l'accesso immediato ai dati da qualsiasi luogo. - Gestione dell'archivio
Il Digital Asset Management permette di catalogare i diversi file multimediali attrverso categorie, playlist, inserimento tag e descrizione e utilizzando un motore di ricerca avanzato. - Gestione granulare degli accessi
A differenza dell'FTP il digital Asset Management può facilmente gestire i permessi di accesso al portale con diversi livello di utilizzo della piattaforma. In tal modo il Digital Asset Management potrà prevedere: Content provider, Editor, Validatore, redattore ecc. Per ogni profilo utente è possibile impostare la possibilità di modificare, caricare e cancellare o meno i file. I file possono essere istantaneamente condivisi e pubblicati su diverse piattaforme. - Condivisione e riutilizzo degli asset multimediali
Ogni azienda spesso si trova a dover condividere dei file con clienti o fornitori o con altre filiali, il tutto in un tempo sufficientemente breve, condividendo i file in tempo reale sia per la visione sia per il download e la pubblicazione. Spesso per progetti digitali più complessi (web tv, media gallery, Magazine, Ketchup TV) è necessario sincronizzare il sistema di File sharing con il sistema di pubblicazione per automatizzare tutto il processo di media delivery. Il Digital Asset Management permette di impostare la pubblicazione su qualsiasi sito o web TV.
E' infine importante considerare che il digital Asset Management permette di superare i problemi legati alle dimensioni dei file. Spesso infatti i file multimediali sono di grandi dimensioni e ciò potrebbe creare numerose difficoltà nello, storage, gestione e condivisione dei file. Inoltre nei processi di back up è importante utilizzare uno strumento che permette di sincronizzare tutte le risorse e gestire in modo agevole il processo di virutalizzazione e copia dei file.
