Per le aziende e i singoli professionisti (avvocati, medici, ingegneri, architetti, artisti) la gestione di documenti digitali tra le diverse aree produttive e amministrative in maniera organizzata e puntuale è sempre stato un grande vincolo sia dal punto di vista logistico che economico.
E' fondamentale per le aziende velocizzare e accentrare attività che quotidianamente vengono effettuate in maniera disomogenea e disorganizzata tra fornitori, clienti e dipendenti.
La condivisione di documenti, la rapida ricercabilità degli stessi, la gestione di accessi a specifiche sezioni e determinati gruppi di utenti (es. fornitori, clienti, dipendenti) possono essere centralizzati in un solo applicativo, il digital asset management (DAM).
Il DAM per la gestione dei documenti digitali delle aziende offre parecchi vantaggi a livello organizzativo e logistico, quali:
- Integrità: niente documenti illeggibili perché vecchi e chimicamente alterati, niente rischi di perdita o distruzione degli stessi perchè il documento digitale rimane nel tempo inalterato.
- Accessibilità e Rapidità: grazie alla possibilità di realizzare categorie e sottocategorie le informazioni ed i documento sono facilmente raggiungibili. L'utilizzo di categorie permette di categorizzare e catalogare gli asset digitali dell'azienda nella logica di tag e nomi associati ad ogni risorsa digitale, seguendo uno standard comune a tutti gli utenti che accedono al DAM. Questo è molto utile per facilitare la ricerca e interrogare il database avendo risposte in tempo reale alla domanda di ricerca, ciò implica una maggiore velocità di risposta ai clienti, fornitori e dipendenti. Inoltre ogni documento è collegato agli altri contenuti digitali correlati. Funzione fondamentale è la possibilità di accedere da qualsiasi postazione connessa alla rete, quindi anche in mobilità, ciò consente di eliminare tempi morti di comunicazione tra le diverse parti del processo produttivo.
- Area riservata: gestione di aree riservate a gruppi di utenti su specifici archivi e documenti digitali dell'azienda. Avendo le aziende diversi esigenze sui livelli di accessi, con un'applicazione per la gestione dei documenti digitali aziendali (DAM), è possibile realizzare differenti aree riservate per specifici gruppi di utenti su specifiche categorie e documenti.
- Controllo e monitoraggio: documentazione accentrata in un unico applicativo, permette un maggiore controllo di tutti gli asset digitali dell'azienda. Grazie al DAM è possibile monitorare tutte le librerie digitali dell'azienda da un unico pannello di controllo evitando inutili sprechi di risorse economiche e giornate uomo. Inoltre sfruttando architetture in Cloud Computing è possibile dimunuire i rischi derivanti dalla gestione della struttura IT in-house.
- Definizione del brand e della comunicazione: gestione coordinata e coerente dei documenti digitali delle diverse business unit e differenti filiali o punti vendita. L'azienda spesso necessita di condividere documentazioni digitali con specifici fornitori e filiali.
Per esempio, una business unit necessita una personalizzazione sia degli accessi che dei contenuti perché agli stessi documenti devono poter accedere sia dipendenti di filiale che fornitori esterni ma con diversi livelli di accesso. Grazie al DAM è possibile quindi realizzare piccole reti di comunicazione digitale tra i differenti stakeholder dell'azienda per le differenti attività produttive. - Comunicazione interna: potenziare la comunicazione interna e la condivisione di documenti digitali aziendali. Con il DAM è possibile potenziare la comunicazione interna evolvendo la propria intranet verso un network 2.0, in cui esistono diverse categorie che si differenziano per contenuti e destinatari (dipendenti) ai quali è concesso accedere solo con uno specifico profilo utente. L'evoluzione ad una intranet 2.0 velocizza la comunicazione interna dell'azienda perché sfrutta le potenzialità del DAM e quindi una condivisione di documenti digitali aziendali ben strutturati e di semplice fruizione.
L'integrazione di un applicativo (DAM) per gestire tutti i documenti digitali aziendali permette di avere un repository che minimizza i tempi di risposta dell'azienda verso i mercati di business.
