Il Business Process Management (BPM) inizia a divenire uno strumento molto utile per la Pubblica Amministrazione per razionalizzare tutti i processi e le attività in un'ottica di Perfomance Management. In questo momento in cui si avverte l'esigenza di controllare, monitorare e perfezionare tutte le attività e i processi che fanno capo alla PA il Business Process Management consente di avere una gestione più snella con dei benefici in termini di migliore organizzazione e abbattimento dei costi.
Business Process Management nella PA - quali vantaggi ?
Le moderne tecnologie informatiche stanno cambiando velocemente il modo di rapportarsi con la Pubblica Amministrazione, che sempre di più deve soddisfare la crescente domanda di servizi informatici ad alto valore aggiunto.
Il livello di soddisfazione del cittadino rappresenta per la Pubblica Amministrazione il metro di valutazione rispetto alla gestione pubblica. Un adeguato sistema di gestione dei processi amministrativi deve quindi permettere di verificare strategia degli amministratori rispetto l'attuazione di progetti concordati.
I progetti BPM, se implementati correttamente, possono produrre importanti benefici all'organizzazione, tra cui:
- Trasparenza amministrativa (sportello telematico per il cittadino, URP, SUAP)
- Osservanza delle procedure e tracciabilità delle attività
- Controllo e ottimizzazione dei processi
- Riduzione dei tempi nei procedimenti amministrativi
- Incremento della produttività
- Riduzione dei costi associati
- Automazione delle attività
- Responsabilizzazione delle persone coinvolte.
BPM e Pubblica Amministrazione - criticità
Il Business Process Management comporta una serie di criticità per quanto riguarda:
- Resistenza al cambiamento
- Procedure non codificate
- Difficoltà nell'analisi dei processi
- Difficoltà nello stabilire quali procedure devono essere informatizzate e quali no.
Business Process Management nella PA - come avviarlo?
Una metodologia corretta per progettare ed implementare la gestione dei processi può essere così sintetizzata:
- Identificazione delle aree e degli ambiti da cui partire
- Definizione dei documenti e dei metadati
- Definizione delle attività e dei relativi attori
- Identificazione di tutti processi, gli attori coinvolti
- Definizione di input e output scambiati tra gli attori
- Analisi dei tempi (durata delle attività)
- Definizione delle prestazioni attese
- Identificazione del process owner (responsabile di processo)
- Identificazione dei KPI ( key Performance Idex) per monitorare e ottimizzare i processi
- Analisi statistica dei processi eseguiti.
Business Process Management - in quali ambiti ?
- Government-to-Citizen (G2C) - pagamento di tasse, richieste informative, registrazione veicoli, servizi sanitari e sociali, E-governance dei Procedimenti Amministrativi, Sportello Polifunzionale Multicanal, Gestione URP, gestione documentale,
- Government-to-Employee (G2E) - gestione risorse, gestione permessi e ferie, prenotazione viaggi, corsidi formazione, gestione rimborsi e spese, Gestione contratti
- Government-to-Government (G2G) - condivisione documenti, sovvenzioni, prestiti e trasferimenti, Gestione appalti e finanziamenti, Gestione ticketing, gestione logistica.
- Government-to-Business (G2B) - spoertello SUAP,e-procurement, prestitipagemento tasse, Gestione appalti, bandi, gare e finanziamenti.
