Il digital asset management (DAM) è una soluzione ideale per i musei che vogliono e devono gestire i propri beni digitali. I file multimediali sono un vero e proprio patrimonio; esistono diversi modelli di patrimonio digitale nell'ambito dei musei tra cui:
- L'inevitabile incremento di file multimediali come forma d'opera d'arte
- La gestione e l'organizzazione dei file digitali a supporto delle opere, dei beni e degli eventi (file relativi alla promozione degli eventi, di mostre, delle opere)
Quindi l'integrazione di questi due mondi è cruciale; di seguito alcuni punti importanti da seguire per integrare un digital asset management nell'amministrazione museale.
4 Best Practice per l'introduzione del DAM nei musei
1. Ragione d'essere!
Scegliere di utilizzare un Digital Asset Management (DAM) senza avere bene in mente alcuni punti, può portare ad un' investimento fallimentare. E' necessario impostare un obiettivo chiaro che renderà l'iniziativa digitale di gestione patrimoniale un successo.
- Cosa voglio ottenere dall'integrazione del DAM?
- Quali sono i vantaggi per i singoli dipartimenti e per l'organizzazione?
- Come sarà percepita questa scelta innovativa?
Definire un obiettivo è già un buon inizio.
2. Prevedere l'impatto
Come detto il cambiamento anche si migliorativo non è sempre ben accetto, non tutti vogliono un'icona o una URL in più da raggiungere per fare il loro lavoro. L'adozione di un nuovo sistema in un gruppo di lavoro è difficile da far accettare, ma un sistema di gestione di asset digitali permetterà di migliorare i flussi e ottimizzare l'organizzazione dei contenuti multimediali.
3. Comunicazione Comunicazione Comunicazione
L'adozione di un Digital Asset Management, o di un qualsiasi nuovo sistema di gestione in un flusso di lavoro godrà di approvazione dagli utilizzatori solo se viene presentato e condiviso in maniera chiara, elencando le motivazioni, mostrando loro dimostrazioni delle funzionalità e quindi i vantaggi. Per questo è importante scegliere un sistema DAM che risponda in primis alle esigenze di facilità d'uso e accessibilità.
In ogni modo il cambiamento è un male necessario.
4. Assicurarsi la compatibilità
Un sistema di Digital Asset Management può offrire molte funzionalità per la gestione dei contenuti multimediali ma spesso non risponde alle esigenze di compatibilità con infrastrutture hardware e software pre-esistenti. Ecco perchèpotrebbe essere una soluzione risolutiva la scelta di un sfotware in SaaS in cloud computing che permetterebbe di usufruire a pieno delle funzionalità senza intervenire sull'infrastruttura IT.
Conclusione
Prima di scegliere un DAM per un museo o organizzazione che si occupano anche della gestione di un patrimonio di beni digitali è importante effettuare un audit interno sia con l'area decisionale che con gli operatori; questo permetterà di focalizzarsi su quale sistema DAM si deve investire. Successivamente analizzare l'infrastruttura hardware e software interna per ricavare informazioni tecniche riguardo la futura compatibilità.
Infine affidarsi a un partner tecnologico che possa supportare e rispondere alle esigenze emerse in fase di analisi nella scelta di un Digital Asset Management per i musei.
