Gli istituti culturali detengono grandi quantitativi di archivi storici che richiedono di essere valorizzati.
Immaginiamo Biblioteche, Fondazioni, Associazioni, Scuole, Organizzazioni ed Istituti Centrali che raccolgono più archivi storici e documentali i quali, con il passare del tempo, devono far fronte al deterioramento naturale ed al peso economico di gestione sempre più insostenibile.
La soluzione ideale per gestire e salvaguardare gli archivi storici è una piattaforma multifunzionale che permette di gestire e facilitare i processi di lavoro legati alla descrizione e valorizzazione del Patrimonio: dalla catalogazione del bene alla sua digitalizzazione; dalla fruizione web all'erogazione dei servizi all'utenza.
Il sistema di digital asset management (DAM) lavora su una banca dati strutturata e studiata in base allo specifico archivio storico e offre agli amministratori ed utenti strumenti per la gestione degli oggetti digitali integrati con le descrizione del Patrimonio e la disseminazione agli utenti esterni con un portale web.
Il digital asset management (DAM) è ideale per istituti culturali, archivi storici, biblioteche, poli Museali, enti locali ed Università che hanno l'esigenza di organizzare i propri servizi e descrivere, anche in forme integrate, il proprio patrimonio come collezioni museali e materiale grafico, documentazione archivistica, materiale bibliografico e manoscritti, rendendolo fruibile al pubblico in versione digitale.
Con il DAM la gestione degli archivi storici si migliora grazie al controllo e la ricercabilità dei documenti e i costi di gestione; inoltre si trasforma l'esperienza di fruizione che diventa coinvolgente.
Il vantaggio fondamentale è che gli archivi storici vengono catalogati e depositati nel DAM in maniera semplice e in modalità sicura per la successiva ricerca.
Questo permette risparmio di spazio (soprattutto se si utilizzano servizi in cloud), maggiore sicurezza dei dati e mancata perdita fisiologica dei documenti, bassissima deperibilità dell'asset digitale (esempio con cloud AWS la durabilità del singolo dato è del 99,999999999%) .
Il DAM per gli archivi storici offre una piattaforma modulare e scalabile che cresce sia con il crescere dell'archivio offrendo storage teoricamente illimitato sia in base alle esigenze di fruizione degli amministratori ed utenti grazie ad applicazioni integrabili come per esempio
Ricercabilità contestuale Gestione degli oggetti digitali e metadata avanzato Editing e sharing sui social network Gestione di ruoli e permessi E-commerce e protezione contenuti Open Data repository
Conclusioni
Il Digital Asset Management o Piattaforma per la Gestione degli archivi storici digitali è la soluzione ideale per salvaguardare un patrimonio storico che il tempo rischia di portarsi via. Il DAM ha diverse applicazioni, funzionalità e può essere configurato in base alle esigenze, quindi prima di scegliere la soluzione DAM è necessario fare un' analisi interna.
Il costo del DAM varia dalla dimensione dell'archivio e dalle funzionalità aggiuntive. Bisogna prevedere costi di setup e personalizzazione, di storage e di gestione. I primi sono una tantum gli altri ricorrenti.
