La gestione documentale o Document Management System (DMS) nasce dall'esigenza delle Aziende, Organizzazioni e Pubblica Amministrazione di avere un gestore di processi di pubblicazione e consultazione (workflow) di tutta la documentazione e delle informazioni di aziende e PA (allegati, associazioni, fascicoli, promemoria, protocolli, moduli, archiviazione documenti in modo massivo etc.).
Perché la gestione documentale per la Pubblica Amministrazione?
Nel nuovo scenario della dematerializzazione e digitalizzazione documentale, richieste dalla nuova normativa sull'open-gov , la Pubblica Amministrazione per meglio rispondere a queste esigenze necessita di implementare un software che non si limiti solo a rendere disponibile un determinato numero di risorse ma che sia in grado di organizzare, rendere fruibili e offrire accessi sicuri e garantiti. Inoltre lo strumento deve permettere di gestire una mole di documenti anche non digitalizzati e renderli velocemente disponibili agli utenti e cittadini tramite chiavi di ricerca e filtri specifici.
Il Document Management System è un software gestionale che opera lato server e si occupa di eseguire tutte le funzionalità di organizzazione, archiviazione e indicizzazione delle risorse documentali secondo una serie di algoritmi creati ad hoc per facilitarne l'uso dal lato client attraverso l'integrazione in unico portale web per gestire tutti i documenti (es. mail, office, pdf, allegati, documenti cartacei digitalizzati) presenti nel sistema aziendale in modo da renderli ricercabili, disponibili, inviabili, condivisibili e archiviabili con un click. Inoltre caratteristica principale della gestione documentale è la possibilità di creare delle liste di distribuzione e condividere in modo ottimale le informazioni all'interno dell'azienda.
Con il DMS è possibile attraverso un'interfaccia di gestione user friendly seguire il percorso di un documento in tutto il suo ciclo di vita dalla creazione fino alla pubblicazione e condivisione. Per esempio se si crea un documento al quale possono avere accesso solo determinati utenti, l'amministratore del sistema può creare delle ricerche «semplificate» per le diverse classi di fruitori e distribuirle semplicemente sui desktop degli utenti dando l'accesso solo agli utenti specifici.
Molto utile la gestione del ciclo di vita del documento perché in questo modo attraverso file di log si può tracciare l'iter che ogni documento creato segue fino alla sua eliminazione dal sistema, grazie alla possibilità di archiviazione indicizzata e categorizzata.
Quali vantaggi con la gestione documentale?
- Risparmio e minimizzazione dei costi di gestione
- Ottimizzazione degli spazi (eliminazione di archivi cartacei)
- Longevità dei documenti digitalizzati
- Protezione e riservatezza dei documenti grazie all'accesso centralizzato e regolamentato tramite password
- Processi più performanti
Il DMS con la diffusione della banda larga e l'esigenza di gestire contemporaneamente differenti tipologie di risorse (video, audio e immagini) presenta sempre più la necessità di essere potenziato attraverso l'utilizzo di un Digital Asset Management (DAM) un software gestionale più complesso che consente agli amministratori del sistema di organizzare, catalogare, archiviare, ricercare, modificare e distribuire una vasta gamma di asset digitali accedendo da qualsiasi postazione di lavoro attraverso una semplice pagina web, avendo le credenziali di accesso. Integrando una soluzione DAM invece di un DMS offre la possibilità, in qualsiasi momento, di gestire asset più complessi dei semplici documenti di testo.
La diffusione di questi software, che si integrano con il sistema aziendale presistente, si sta diffondendo molto rapidamente tra le aziende e Pubblica Amministrazione perché risultano realmente performanti nella gestione degli asset, facili da usare e perché in una strategia di lungo periodo abbattono notevolmente i costi di gestione delle risorse.
