Sempre più società iniziano ad utilizzare soluzioni di Business Process Management (BPM) per standardizzare e automatizzare alcune attività chiave come la gestione dei contratti, ottenendo un notevole aumento della soddisfazione dei clienti. La società Konica-Minolta, leader mondiale nella fornitura di apparecchiature di stampa, ha deciso di testare la soluzione Bonitasoft per il Business Process Management (BPM) per la gestione dei clienti per poter successivamente utilizzare la soluzione in altri ambiti e processi aziendali.
Avento più di 2000 contratti e rinnovi al mese da dover gestire, Konica-Minolta, che detiene ora una quota del 13% sul mercato francese, ha deciso di ottimizzare l'intero processo di gestione dei contratti, dal data entry alla fatturazione, comprese le simulazioni di vendita e l'analisi delle possibili configurazioni e architetture particolari.
Allo stesso tempo, la crescita sostenuta nelle sue attività ha spinto Konica-Minolta a rivedere il suo sistema di informazione, per renderlo più agile e reattivo. La società ha adottato un'architettura SOA che ha frammentato il sistema informativo in una serie di piccoli componenti facilmente gestibili. La semplificazione di tutte le operazioni e degli aggiornamenti ha permesso di migliorare la qualità dei rapporti con i clienti.
Il team IT di Konica inltre era alla ricerca di una soluzione compatibile Linux con un'ergonomia eccellente, un approccio alla modellazione grafica e con una vasta gamma di connettori. Molte delle soluzioni per il Business Process Management non sono Open, il che rende impossibile non solo sviluppare nuovi connettori ma anche controllare gli sviluppi più vecchi. La soluzione Bonitasoft soddisfava tutti questi requisiti e poteva essere integrata facilmente nel sistema di informativo esistente, sostenendo spese minime per la formazione e training.
Al di là del personale interamente dedicato alla gestione dei contratti, l'automazione di questo processo ha coinvolto in realtà tutto il personale Konica-Minolta. Insieme con l'ingestione automatizzata delle informazioni e l'assistenza alla rete di vendita (garantendo la gestione ottimale del cliente), i flussi di lavoro creati e gestiti dalla soluzione Bonitasoft permettono di verificare la conformità dei contratti e la tempistica della loro creazione e approvazione. L'automazione di questo processo ha snellito anche l'intero processo decisionale, in quanto ogni contratto è presentato agli approvatori insieme a tutti i documenti necessari.
Incoraggiato dal successo di questa prima applicazione, il team Konica-Minolta sta implementando nuove soluzioni Bonitasoft per altri processi chiave dell'azienda quali:
- Approvazione delle fatture dei fornitori
- Autorizzazioni di pagamento
- Gestione del proprio parco macchine
- Gestione dei capitoli di spesa
- Gestione della manutenzione delle apparecchiature installate
- Gestione della qualità.
Come risultato, oltre 200 applicazioni aziendali che attualmente operano con Lotus stanno migrando al nuovo sistema.
Business Process Management - Quali risultati ?
Dopo un anno dalla prima applicazione, i tecnici Konica hanno constatato:
- Bonitasoft è una soluzione affidabile ed efficiente per automatizzare e gestire i processi in modo sicuro
- Eliminando la carta e i processi manuali, i processi dono divenuti più affidabili e meno aleatori
- I processi sono pienamente tracciabili, permettendo di risalire alla fonte di qualsiasi errore o difetto di fabbricazione
- Aumento della produttività - un nuovo contratto, che tradizionalmente veniva approvato in quattro o cinque giorni nel passato, può ora essere approvato in meno di un'ora
- Riduzione del numero di controversie da risolvere
- La capacità di trattamento del contratto è aumentata del 30%
- Gestione ottimale dei picchi di attività
- Processo decisionale documentato
- Attraverso l'uso di follow-up operazioni di log, il processo di monitoraggio è statoo perfezionato
Il team di vendita riceve aprovazioni più rapide, che assicurano maggiori margini della società. Guadagnando quindi in termini di affidabilità, la società ha guadagnato anche in termini di redditività perchè un semplice errore di valutazione potrebbe mettere a repentaglio la redditività di un contratto, dall'inizio alla fine.
